ten CONSEJOS PARA UNA ORGANIZAR UN CONVIVIO EXITOSO

Si alguna vez organizaste un acontecimiento, conoces que no todo funciona de acuerdo con el strategy y tienes que confrontar diferentes desafíos. Esta regla establece que en el exterior debe verse tranquilo y en paz. Pero, de hecho, te encuentras remando enérgicamente con los pies bajo el agua para mantenerte a flote. Sin embargo, ninguna persona debería enterarse de eso. Hasta el día de hoy, aún creo que esta es la norma más preciada.

Organizar una convivio no es una labor fácil. Pero puedo Reconocer 10 puntos importantes que debe tener en consideración para que todo salga bien.
 

one. Definir el propósito y el formato

 


Parece bastante obvio, pero vale la pena contar con un enfoque crítico acerca de este tema. Formule su propósito lo más específicamente posible: ¿desea transmitir conocimiento a los participantes; expresar agradecimiento a los socios; ¿recaudar fondos para un proyecto u ofrecer gusto decorativo a los huéspedes? El formato del acontecimiento dependerá de la respuesta: su concepto, el espacio y la duración, la repartición de roles en el inside del grupo, el diseño de la sala, la restauración y el sonido.

Trate de no estar atascado en los formatos conocidos. Eche un vistazo a "unconference", PechaKucha, formato TED, brunches temáticos, fiestas en línea, eventos al aire libre. Lo que cuenta es que su formato ayuda a conseguir el objetivo del evento.

 

 

two. Preste suficiente interés a la planeación



El proyecto debe incluir logística, contenido y la promoción del convivio. Cree un documento disponible para todo el grupo donde cada elemento sea capaz de ver las tareas del otro y el panorama common. En primer lugar, get ready un lista de las tareas principales y, luego, póngalas en la mayor cantidad de pormenores posible en forma de pasos concretos que deben completarse. Es esencial designar el cronograma en el approach: el tiempo requerido para terminar una labor. A menudo se subestima y la preparación va más lenta de lo que esperabas.

 

 

three. Elabore su funds teniendo en cuenta circunstancias imprevisibles



Mire la relación de tareas y las refleje en su funds. También vale la pena pensar en una reserva en caso de acontecimientos imprevisibles.

 

 

 

4. El diablo está en el detalle



Si desea maravillar gratamente a sus invitados, piense en completamente hasta el más minúsculo detalle: cómo se registran, quién saludará a los participantes y cómo, qué música se reproducirá, si posee un rincón fotográfico atrayente, cómo se ven sus presentaciones y la manera sobre como su equipo está vestido, qué hacer durante los descansos.

Por ejemplo, durante el registro, a los participantes se les puede brindar la posibilidad de acudir a una breve clase magistral, jugar juegos o ver un movie de información.

Intenta maravillar a la multitud y create el impacto wow, supera sus expectativas en las cosas más ordinarios. Esto es exactamente lo que deliver la impresión de un acontecimiento.

 

 

five. Verifique el sede y disponga de un program B



Siempre verifique la ubicación en persona desde la etapa de selección. En el segundo más inesperado, puede ocurrir que el aire acondicionado no marche correctamente en la sala, no exista inodoros para discapacitados o el equipo no atraviese la puerta. Por lo tanto, verifique tales problemas con anticipación.

 

 

 

six. Asignar responsabilidades



Es muy significativo distribuir las tareas entre los miembros del equipo no solo en la parte de planificación sino de igual manera durante el convivio. Asignar responsabilidades por zona. Por ejemplo, alguien es responsable de la zona de registro, alguien más con el fin de saludar a los oradores, una persona diferente para el equipo, para el paquete de comidas, comunicación con la prensa, etcetera. Cada persona necesita tener su zona, que él o ella debería ser responsable a lo largo de toda la duración del evento.

Entregue a cada elemento del grupo un documento con las responsabilidades asignadas, para que cada persona sepa a quién contactar para un contratiempo certain.

 

 

seven. Cuéntale a tu audiencia sobre el evento



No subestime el tiempo requerido para la promoción eficiente de un evento. El estilo de acontecimiento, su público objetivo, los recursos interiores y el costo determinan su enfoque de publicidad. Al escoger a sus socios de medios, concéntrese en aquellos que se dirigen a su audiencia. Es más conveniente tener algunos socios, pero concretos, en lugar de hablar referente a el convivio para casi todos.

También es elementary crear un mensaje clave que se transmitirá en todos los canales. Asegúrese de que sea corto y que transmita con exactitud la percepción del evento a su audiencia.

 

 

8. Preste consideración al servicio



Asegúcharge de que tu grupo siga la norma de la cara de pato. Sea amigable con los participantes, oradores y socios. Trata de resolver sus inconvenientes o cuestiones y cumplir con sus expectativas, inclusive si te encuentras cansado y no todo funciona según lo planeado. Al last del día, lo que la concurrencia recuerda es sobre como han sido tratados además el entorno, no lo que el orador se encontraba diciendo en el escenario.

 

 

9. Realiza un Handle ultimate 24 horas previo al fiesta



Asegúrese de haber informado a los concurrentes sobre cómo llegar al lugar, invitó a todos los invitados importantes y preparó los materiales impresos, el contenido de audio y video clip. Verifique si todos entienden sus tareas y responsabilidades, y si el espacio está listo.


Asegúrese de imprimir el programa del convivio, permita que cada integrante del equipo y voluntarios tenga una copia. Además, brinde a todos el número de teléfono de contacto very important para comunicarse entre sí en caso de una emergencia.

 

 

10. Solicitar comentarios



Es possible que estés cansado y contento posteriormente del evento, pero dinaters banquetes será laborioso para usted proporcionar una evaluación objetiva de cómo fue todo. Es por eso que los asistentes deben completar un formulario de evaluación impreso al ultimate del fiesta o un formulario en Net cuando lleguen a casa. Pídales que evalúen diversos elementos del evento: logística, oradores, localidades y la labor de los organizadores. Esta información lo favorecerá a evitar imprevistos en el futuro y a superar la calidad de sus fiestas. Si es posible, obtenga opiniones a través de las redes sociales o grabe las opiniones de movies al last de un evento. Esto será útil en caso de que su acontecimiento se realiza de nuevo.

Cualquiera que sea el evento que organice, sea optimista y jamás tenga temor a las sorpresas, ¡y su convivio será un triunfo!

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